به نام خدا

                                                                                                       تاریخ:[ تاریخ]

                                                                                                       شماره:[شماره]

                                                                                                       پیوست:[ن]دارد

[آقای/خانم][نام گیرنده]

[سمت] محترم [نام شرکت مخاطب]

با سلام،

متأسفانه باید به شما اطلاع دهم که عطف به درخواست مناقصه از جانب شما در تاریخ [تاریخ] شرکت ما قادر به اجرا و تحویل [موضوع مناقصه] نمی باشد.

حقیقتاً بابت این اشتباه غیر عمدی که شرکت ما مرتکب شده است متأسفیم. قطعا بیان پاره ای از توضیحات برای اشتباه رخ داده شایسته است:

[توضیحات]

بر اساس اطلاعاتی که در حال حاضر در اختیار داریم، قادر خواهیم بود در ظرف [تعداد] روز از تاریخ تحویل اولیه [مناقصه] را ارائه و واگذار کنیم. .…